财务部秘书日常工作内容

发布日期:
2019年11月4日
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一、合同、文档的管理与使用: 

1、接到新合同均要在收文本上进行登记,注明收文日期、合同名称、份数及送合同人的名字。 

2、整理合同,进行编制、填写合同目录、编号,复印下发给此合同相对应公司会计,并在领导处存档一份。 

3、合同借阅须在借阅登记本上进行登记后方可借出,借出的合同要保证当天归还,未能归还的要及时索要,以免造成不必要的损失。 

4、年度要将财务经理处的各公司报表整理后装订成册进行归档。 

5、官园市场租赁合同、托管协议的整理、录入、编号,及时进行归档,并随时更新商户退租的合同。 

6、公司内部文件的打印、复印与传真工作。  

二、公章、证件、介绍信的保管与使用: 

1、收到新公章或证件时要进行登记,并要求转交人签字,然后存档。 

2、需要盖章的合同文件先填写审批单,待领导批准后方可盖章。 

3、借出的公章或证件要在出借本上进行登记,并在当天内归还。 

4、各公司证件需年检或换证的登记在本上,提前通知相关公司会计进行办理。 

5、公司内部人员要开介绍信的先填写审批单,待领导批准后方可使用,且介绍信的内容要填写完整,禁止开空白介绍信。  

三、保险的管理: 

1、定期检查公司车辆保险到期时间,提前办理车辆的续保工作,并对已过期车辆保单进行整理、归档; 

2、不定期更新公司车辆信息,做好“机动车登记证书”、“车辆购置税证明”、“二手车买卖合同”等证件的更新、保管工作; 

3、每年定期办理公司财产险和公众责任险的续保工作,并对已过期保单进行整理、归档。

四、办公用品的管理: 

1、提前统计工作中所缺的办公用品、会计专用的凭证纸张和保洁打扫用的卫生用品,按期订购所需物品。 

2、给员工发放办公用品,并在领用本上进行登记。 

3、员工离职时将其所领用的物品统一收回。  

五、日常行政工作: 

1、每天负责把报纸收齐放到领导桌上。 

2、随时整理领导办公室内文件夹,做到及时更新合同文件。 

3、及时联系有关合同单位对公司的办公设备进行定期保养和维修。 

4、统计员工每天订饭的数量,打电话订购,月底填写支出单结账;随时检查矿泉水的数量,打电话订购,够一百桶时填写支出单结账。 

5、开会时做会议记录,并在会后及时打印会议纪要。 

6、遇节假日需打印封条,分发给出纳保险柜封好。 

7、年末订阅下一年度的报纸(提前与领导确定好订报的种类)。

8、领导交办的其他临时性工作任务

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财务部秘书

在财务总监的领导下,负责财务部的文员工作。负责处理公文往来,建立档案资料,做好相关报表及保密工作

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